Van 70 naar 30 werkuren: Productiviteitstips van een voormalige CEO

Deze voormalige CEO heeft haar werkweek van 70 uur weten terug te brengen naar 30 uur met behulp van 3 productiviteitstips. Begin met ‘het weggooien van je to-do lijst’.

Ontdek hoe een voormalige CEO erin slaagde haar werkweek van 70 uur terug te brengen naar slechts 30 uur met behulp van drie slimme productiviteitstips. Lees verder om te ontdekken hoe ze haar to-do lijst aan de kant gooide en haar werkroutine transformeerde, en leer welke productiviteitshacks het waard zijn om toe te passen en welke je beter kunt vermijden.

Toen Tanya Dalton begin dertig was, bouwde ze haar eerste bedrijf op, werkte ze 12 tot 14 uur per dag en voedde ze twee jonge kinderen op.

Terwijl ze worstelde om haar drukke leven op de gebruikelijke manieren te beheren – met onmogelijk lange to-do lijsten en een overvolle agenda – realiseerde ze zich al snel dat er iets niet klopte.

“Ik putte mezelf uit, ik putte mezelf uit en vroeg me vervolgens af waarom ik zo moe was maar toch zo ontevreden,” vertelt Dalton aan CNBC Make It. “Ik ging ’s avonds naar bed en voelde me dan zo van: ‘Waarom heb ik niet meer gedaan?'”

Het werd duidelijk dat er iets moest veranderen nadat ze direct boos werd op haar man omdat hij na het werk nog vijf minuten extra in de auto in de oprit bleef zitten en naar een programma op de radio luisterde.

“Ik stond binnen klaar voor hem om het van mij over te nemen zodat ik meer gedaan kon krijgen,” herinnert Dalton zich.

In plaats van haar man te verwijten dat hij een paar minuten voor zichzelf nam, realiseerde ze zich dat ze boos was omdat ze zichzelf diezelfde tijd alleen niet kon veroorloven te midden van de chaos van haar dagelijks leven: “Ik gaf mezelf niet eens vijf minuten om te lachen om de radio.”

Sindsdien zegt Dalton dat ze bezig is geweest met het “afbreken en slopen van de oude systemen” van haar werkstroom. Nu, zes jaar later, werkt Dalton tot 15.00 uur van maandag tot en met donderdag.

De oprichter en voormalig CEO van inkWELL Press, dat planners verkoopt, adviseert nu bedrijven over hoe ze hun productiviteit kunnen optimaliseren. Ondertussen neemt ze elke vrijdag vrij, wat neerkomt op een werkweek van 30 uur.

In plaats van gehinderd te worden door dat kortere schema, zegt ze dat het haar heeft geholpen om twee boeken te publiceren, waaronder “The Joy of Missing Out” uit 2020, en een veelgevraagde productiviteitsadviseur en spreker te worden.

Onderweg heeft Dalton geleerd welke productiviteitstips de moeite waard zijn om toe te passen – en welke daarvan slechts voorbijgaande trends en afleidingen zijn van wat echt de kwaliteit van iemands werk verbetert.

Dit zijn haar top drie strategieën om de productiviteit te verhogen, en degenen die volgens haar kunnen worden losgelaten:

Vervang je Pomodoro-timer door echte pauzes

De Pomodoro-techniek is een virale time-managementtip waar grote namen als Tom Hanks beweren dat het hun werkoutput heeft verhoogd.

De strategie houdt in dat je een timer van 25 minuten instelt voor gefocust werken, waarna je beloond wordt met een pauze van vijf minuten. Je herhaalt dat vier keer voordat je de ultieme beloning bereikt: een pauze van 20 minuten.

Tegenwoordig kan iedereen een reeks productiviteits-apps en websites vinden die specifiek zijn gebouwd rond de Pomodoro-techniek. Maar Dalton denkt dat het fundamenteel gebrekkig is omdat de meeste mensen hun focus niet zomaar aan en uit kunnen zetten.

“Een van de grote problemen is dat het ongeveer 23 minuten kost om weer in die staat van flow te komen telkens als je wordt afgeleid,” zegt Dalton. “Dus telkens wanneer je in die staat komt waar de ideeën stromen, gaat het alarm af en stop je jezelf.”

In plaats daarvan adviseert Dalton om langere blokken tijd voor werk in te plannen – en daardoor ook grotere tijdvakken voor rust. Zo raadt ze aan om 60 tot 90 minuten te werken, en niet langer dan twee uur achter elkaar, voordat je een pauze neemt. Ze zegt dat dit niet alleen de geest voldoende tijd geeft om in een “staat van flow” te komen waarin kwalitatief werk kan worden geproduceerd, maar het zorgt ook voor voldoende herstel.

Natuurlijk merkt Dalton op dat er geen “magische formule” of one-size-fits-all aanpak is om de productiviteit te maximaliseren. Ze zegt dat iedereen aandacht moet besteden aan hun eigen individuele signalen wanneer hun focus afneemt.

“Rust is eigenlijk een vereiste voor geweldig werk,” zegt Dalton.

Meet je productiviteit in taken, niet in uren

Een van de grootste misvattingen in de maatschappij over productiviteit, zegt Dalton, is de trouw aan de 40-urige werkweek.

“Er is niets magisch aan het getal 40,” zegt ze. “Stop met je te richten op de tijd die ons team op hun stoelen doorbrengt en focus in plaats daarvan op de kwaliteit van hun werk en het echt definiëren van wat succes inhoudt.”

Toen Dalton haar aanpak van werk verbeterde, realiseerde ze zich al snel dat ze geen overvolle werkweek van 40 uur nodig had om haar belangrijkste taken af te ronden. Ze zegt dat to-do lijsten en strakke planningen haar misschien productief deden voelen – elke keer als ze iets van haar takenlijst afvinkte, herinnert ze zich de “kleine dopaminekick” – maar dat ze haar werkelijke productie tegenhielden.

Dat komt omdat, zegt Dalton, “Onze hersenen zullen de gemakkelijkste taken kiezen om af te vinken.”

Het resultaat: De moeilijkere en vaak belangrijkere taken worden dagenlang uitgesteld.

Dalton raadt aan om je to-do lijst weg te gooien en die te vervangen door wat zij een “prioriteitenlijst” noemt, met slechts vijf tot zeven taken, gerangschikt op belangrijkheid.

Uiteindelijk krijg je met een prioriteitenlijst misschien minder taken gedaan, maar je krijgt de items die er echt toe doen afgevinkt – en misschien kun je het zelfs in minder uren doen door de gemakkelijkere, minder belangrijke taken over te slaan.

“Het gaat terug naar het idee om van tijdgericht terug te gaan naar taakgericht,” zegt Dalton.

Regelmatig inchecken

In het chaotische tempo van haar 70-urige werkweken nam Dalton nooit echt de tijd om te beseffen dat ze op weg was naar een burn-out – een steeds vaker voorkomend fenomeen op de werkplek. Daarom is bewust met zichzelf inchecken een vast onderdeel geworden van haar productiviteitsroutine.

Dalton plant een afspraak met zichzelf eens per kwartaal als een moment van persoonlijke reflectie. Ze beoordeelt waar ze staat in haar leven en of ze het leuk vindt. Ze denkt na over het tempo van haar schema, de harmonie tussen haar gezinsleven en werk en wat ze wil veranderen voor het volgende kwartaal.

Uiteindelijk hebben deze check-ins geholpen om te laten zien hoe haar leven uit balans was geraakt, met een nadruk op werk en een gebrek aan aandacht voor haar familie. Het gevoel dat ze niet genoeg aandacht aan haar kinderen gaf, zette haar ertoe aan duidelijke tijdsbegrenzingen te stellen en haar werkweek van 30 uur te organiseren, zegt ze.

“Het is krachtig omdat je daardoor meer de leiding hebt over je leven. Het laat me voelen alsof ik meer de bestuurder van de bus ben dan alleen maar de passagier,” zegt Dalton.

Met deze bewezen strategieën heeft deze voormalige CEO niet alleen haar werkuren drastisch verminderd, maar ook haar productiviteit en tevredenheid verhoogd. Neem afscheid van overvolle to-do lijsten en onnodige tijdverspilling en implementeer deze tips vandaag nog om je werkuren te verkorten en meer gedaan te krijgen met minder stress.

Dit artikel is speciaal voor FitForty.nl geselecteerd en vertaald

Foto's die niet van ons persoonlijk zijn komen van Pexels, Pixabay en UnSplash